1. Phạm vi áp dụng
Chính sách này áp dụng cho phần mềm Framevis Studio tại studio.framevis.com và các trang công khai của sản phẩm, bao gồm cả link album gửi cho khách chọn ảnh.
- Không áp dụng cho nền tảng ảnh cộng đồng tại framevis.com - đó là sản phẩm riêng với chính sách riêng. Lưu ý: hai sản phẩm dùng chung hệ thống tài khoản Framevis, nên khi bạn đăng ký hoặc đăng nhập bằng email và mật khẩu, thông tin đăng nhập được xử lý trên hệ thống tài khoản chung đó.
- Không áp dụng cho dịch vụ bên thứ ba mà bạn chủ động kết nối, ví dụ Google Lịch, Google Sheets, Google Drive. Khi dữ liệu đã sang các dịch vụ đó, chính sách của nhà cung cấp tương ứng sẽ điều chỉnh.
2. Hai vai trò dữ liệu - ai chịu trách nhiệm phần nào
Framevis Studio chứa hai loại dữ liệu rất khác nhau về mặt trách nhiệm pháp lý. Phân biệt được hai loại này giúp bạn biết phải liên hệ ai khi cần thực hiện quyền của mình.
Nhóm dữ liệu
Tài khoản người dùng: họ tên, email, số điện thoại, ảnh đại diện, nhật ký đăng nhập
Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân
Framevis
Vai trò của Framevis
Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân
Nhóm dữ liệu
Khách hàng của studio: họ tên, số điện thoại, ghi chú, lịch sử đặt lịch
Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân
Studio
Vai trò của Framevis
Bên Xử lý dữ liệu cá nhân
Nhóm dữ liệu
Ảnh buổi chụp và album chọn ảnh
Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân
Studio
Vai trò của Framevis
Bên Xử lý dữ liệu cá nhân
Nhóm dữ liệu
Hồ sơ nhân sự, ca làm việc, tiền công và bảng lương
Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân
Studio
Vai trò của Framevis
Bên Xử lý dữ liệu cá nhân
Với những dòng ghi "Studio", chính studio là bên quyết định thu thập dữ liệu gì, dùng vào việc gì và lưu bao lâu. Chúng tôi chỉ lưu trữ và xử lý giúp studio trong phạm vi tính năng, theo Điều 4 của Điều khoản dịch vụ.
3. Dữ liệu chúng tôi thu thập
- Bạn cung cấp trực tiếp - họ tên, email, mật khẩu, số điện thoại, tên studio và thương hiệu, logo, chi nhánh, vai trò của từng thành viên. Mật khẩu được gửi qua kết nối mã hoá tới hệ thống tài khoản Framevis và lưu ở đó dưới dạng đã băm; chúng tôi không lưu mật khẩu gốc của bạn ở dạng đọc được.
- Bạn nhập vào về người khác - thông tin khách hàng (họ tên, số điện thoại, ghi chú), nội dung lịch hẹn, ảnh buổi chụp, hồ sơ nhân sự cùng mức lương và tiền khoán, các khoản thu chi.
- Hệ thống ghi nhận tự động - địa chỉ IP, loại thiết bị và trình duyệt, hệ điều hành, thời điểm truy cập, thao tác chính trong ứng dụng, nhật ký lỗi và một mã phiên dùng để truy vết sự cố kỹ thuật.
- Nhận từ bên thứ ba - khi bạn đăng nhập bằng Google, chúng tôi nhận họ tên, email, ảnh đại diện và mã uỷ quyền cho đúng phạm vi quyền bạn cấp. Chúng tôi không nhận được mật khẩu tài khoản Google của bạn.
4. Mục đích sử dụng và cơ sở pháp lý
Chúng tôi dùng dữ liệu để
Tạo, xác thực và vận hành tài khoản của bạn
Cơ sở pháp lý
Thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng là Điều khoản dịch vụ, theo khoản 4 Điều 17 Nghị định 13/2023/NĐ-CP
Chúng tôi dùng dữ liệu để
Cung cấp các tính năng bạn sử dụng: lịch hẹn, khách hàng, phân công, album, tiền công, thu chi
Cơ sở pháp lý
Thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng
Chúng tôi dùng dữ liệu để
Gửi thông báo vận hành: xác nhận thao tác, nhắc lịch, cảnh báo bảo mật, thay đổi điều khoản
Cơ sở pháp lý
Thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng
Chúng tôi dùng dữ liệu để
Bảo đảm an toàn hệ thống, phát hiện gian lận và truy vết sự cố kỹ thuật
Cơ sở pháp lý
Thực hiện nghĩa vụ theo hợp đồng, đồng thời là nghĩa vụ bảo đảm an toàn thông tin mạng theo quy định pháp luật
Chúng tôi dùng dữ liệu để
Hỗ trợ kỹ thuật khi bạn liên hệ
Cơ sở pháp lý
Sự đồng ý của bạn khi gửi yêu cầu hỗ trợ
Chúng tôi dùng dữ liệu để
Cải tiến sản phẩm bằng số liệu ẩn danh, tổng hợp
Cơ sở pháp lý
Dữ liệu đã được ẩn danh nên không còn là dữ liệu cá nhân và không thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định 13/2023/NĐ-CP
Chúng tôi dùng dữ liệu để
Đồng bộ sang Google Lịch, Google Sheets, Google Drive
Cơ sở pháp lý
Sự đồng ý của bạn tại thời điểm bật tính năng
Chúng tôi dùng dữ liệu để
Đo hiệu quả các chiến dịch quảng cáo dẫn tới trang giới thiệu và trang đăng ký
Cơ sở pháp lý
Sự đồng ý của bạn đối với cookie đo lường trên các trang giới thiệu công khai, theo mục 13. Không áp dụng bên trong phần mềm
Chúng tôi dùng dữ liệu để
Đáp ứng yêu cầu hợp pháp của cơ quan nhà nước có thẩm quyền
Cơ sở pháp lý
Nghĩa vụ theo quy định pháp luật
5. Những việc chúng tôi không làm với dữ liệu của bạn
Bốn cam kết
- Không bán, không cho thuê và không trao đổi dữ liệu cá nhân của bạn để lấy tiền hay lợi ích thương mại. Trường hợp duy nhất dữ liệu có thể chuyển sang một pháp nhân khác là khi tổ chức lại, sáp nhập hoặc chuyển nhượng Dịch vụ, theo mục 7.
- Không chạy quảng cáo trong sản phẩm và không dùng dữ liệu công việc của bạn - khách hàng, ảnh, lịch hẹn, nhân sự, thu chi - để nhắm quảng cáo. Bên trong phần mềm sau khi đăng nhập và trong link album gửi cho khách, chúng tôi không gắn bất kỳ mã theo dõi quảng cáo nào. Riêng các trang giới thiệu công khai và luồng đăng ký tài khoản có gắn Meta Pixel để đo hiệu quả quảng cáo, chi tiết tại mục 13.
- Không xem ảnh buổi chụp của bạn cho mục đích riêng của chúng tôi: không duyệt vì tò mò, không dùng để quảng bá, không đưa cho bên nào khác xem.
- Không dùng ảnh hoặc thông tin khách hàng của bạn để huấn luyện mô hình AI, dù là mô hình của chúng tôi hay của bên thứ ba.
Hệ thống có xử lý ảnh của bạn một cách tự động - tạo ảnh thu nhỏ, bản xem trước, sao lưu, kiểm tra tính toàn vẹn của tệp. Đó là xử lý bằng máy, không có người xem. Nhân sự của chúng tôi chỉ truy cập ở mức tối thiểu cần thiết, trong các trường hợp sau:
- Bạn yêu cầu hỗ trợ kỹ thuật và đồng ý cho chúng tôi xem phần dữ liệu liên quan.
- Khắc phục sự cố của hệ thống lưu trữ, hiển thị hoặc sao lưu mà không thể xử lý bằng cách khác.
- Xác minh một báo cáo vi phạm hoặc dấu hiệu nội dung bị pháp luật cấm, theo Điều 6 Điều khoản dịch vụ.
- Đáp ứng yêu cầu hợp pháp của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, hoặc thực hiện một nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật.
Những lượt truy cập này được ghi nhận trong nhật ký hệ thống theo mục 10, và không được dùng cho bất kỳ mục đích nào ngoài lý do đã nêu. Để cải tiến sản phẩm, chúng tôi chỉ dùng số liệu ẩn danh và tổng hợp ở mức không nhận dạng được cá nhân hay studio cụ thể, ví dụ tổng số lịch hẹn được tạo mỗi tuần hoặc tần suất một tính năng được sử dụng.
6. Dữ liệu được lưu ở đâu
Loại dữ liệu
Lịch hẹn, khách hàng, nhân sự, bảng lương, thu chi
Nơi lưu trữ
Cơ sở dữ liệu của Framevis
Ai kiểm soát nơi lưu trữ
Framevis
Loại dữ liệu
Ảnh bạn tải lên Framevis, ảnh thu nhỏ và bản xem trước
Nơi lưu trữ
Hạ tầng lưu trữ và CDN của Framevis
Ai kiểm soát nơi lưu trữ
Framevis
Loại dữ liệu
Ảnh trong album được tạo từ link Google Drive
Nơi lưu trữ
Google Drive của chính studio
Ai kiểm soát nơi lưu trữ
Studio, qua tài khoản Google của mình
Loại dữ liệu
Sự kiện lịch chụp và báo cáo đã xuất, khi bạn bật đồng bộ
Nơi lưu trữ
Google Calendar và Google Sheets trong tài khoản Google của người dùng
Ai kiểm soát nơi lưu trữ
Người dùng đã kết nối
Với album tạo từ link Google Drive, ảnh gốc vẫn nằm trong Drive của bạn - chúng tôi không sao chép ảnh gốc về hạ tầng Framevis, chỉ lưu đường dẫn và có thể tạo bản xem trước để hiển thị nhanh cho khách. Lưu ý sản phẩm yêu cầu thư mục Drive được chia sẻ ở chế độ "Bất kỳ ai có đường link" thì khách mới xem được ảnh; cài đặt đó nằm trong tài khoản Google của bạn và do bạn quản lý. Xem thêm Điều 8 Điều khoản dịch vụ.
7. Chia sẻ dữ liệu với bên thứ ba
Chúng tôi chỉ chia sẻ dữ liệu trong các trường hợp sau:
- Nhà cung cấp hạ tầng - máy chủ, lưu trữ, CDN, dịch vụ gửi email - chỉ ở mức cần thiết để vận hành Dịch vụ và với ràng buộc bảo mật tương ứng.
- Google - khi và chỉ khi bạn bật tích hợp Lịch, Sheets hoặc Drive.
- Meta - chỉ trên các trang giới thiệu công khai và luồng đăng ký tài khoản, qua Meta Pixel. Phạm vi gửi đi giới hạn ở địa chỉ IP, thông tin trình duyệt, đường dẫn trang bạn đang xem và một mã nhận dạng trình duyệt do Meta đặt. Không có dữ liệu công việc nào bên trong phần mềm đi qua Meta. Xem mục 13.
- Người nhận link album - do chính bạn tạo và gửi đi. Chúng tôi hiển thị đúng những ảnh và thông tin bạn đưa vào album đó.
- Cơ quan nhà nước có thẩm quyền - khi có yêu cầu hợp pháp bằng văn bản. Chúng tôi thông báo cho bạn, trừ khi pháp luật không cho phép thông báo.
- Bên nhận chuyển giao - trong trường hợp tổ chức lại, sáp nhập hoặc chuyển nhượng Dịch vụ. Chúng tôi thông báo trước và bên nhận phải tuân thủ chính sách này hoặc một chính sách bảo vệ tương đương.
Khi bổ sung một nhà cung cấp thuộc nhóm nêu trên - ví dụ dịch vụ ghi nhận lỗi, đo lường sử dụng hoặc cổng thanh toán khi có gói trả phí - chúng tôi vẫn giữ nguyên nguyên tắc: chỉ chia sẻ ở mức tối thiểu cần thiết, có ràng buộc bảo mật, và không nhằm mục đích quảng cáo. Ngoài các trường hợp trên, chúng tôi không chia sẻ dữ liệu của bạn.
8. Chuyển dữ liệu ra ngoài lãnh thổ Việt Nam
- Một số nhà cung cấp hạ tầng và dịch vụ của Google có thể lưu trữ hoặc xử lý dữ liệu trên máy chủ đặt ngoài lãnh thổ Việt Nam.
- Meta Pixel trên các trang giới thiệu công khai gửi dữ liệu đo lường tới máy chủ của Meta đặt ngoài lãnh thổ Việt Nam.
- Chúng tôi thực hiện việc chuyển dữ liệu ra nước ngoài theo quy định tại Nghị định 13/2023/NĐ-CP và áp dụng các biện pháp bảo vệ hợp lý đối với dữ liệu được chuyển.
- Khi bạn chủ động bật đồng bộ Google, chính bạn là người quyết định chuyển phần dữ liệu tương ứng sang hệ thống của Google.
9. Thời hạn lưu trữ và xoá dữ liệu
- Dữ liệu tài khoản và dữ liệu vận hành được lưu trong suốt thời gian tài khoản còn hoạt động.
- Sau khi bạn đóng tài khoản, dữ liệu được giữ thêm 30 ngày để bạn kịp xuất hoặc yêu cầu khôi phục, sau đó được xoá khỏi hệ thống đang vận hành.
- Bản sao lưu dự phòng được xoá theo chu kỳ sao lưu, thông thường không quá 90 ngày kể từ khi dữ liệu bị xoá khỏi hệ thống vận hành.
- Nhật ký hệ thống và log truy cập được giữ tối đa 12 tháng, phục vụ bảo đảm an toàn và truy vết sự cố.
- Chứng từ giao dịch, hoá đơn và tài liệu kế toán được lưu theo thời hạn mà pháp luật kế toán, thuế yêu cầu.
- Trong sản phẩm, bạn có thể chỉnh sửa thông tin khách hàng và nhân sự, huỷ lịch hẹn và xoá album. Một số bản ghi liên quan tới thu chi, tiền công hoặc chứng từ đã phát sinh cần được giữ để bảo đảm tính toàn vẹn của sổ sách, nên có thể không xoá được trực tiếp; với những trường hợp đó, bạn gửi yêu cầu qua kênh liên hệ tại mục 16 và chúng tôi xử lý theo mục 11.
10. Bảo mật dữ liệu
- Toàn bộ dữ liệu truyền giữa trình duyệt và máy chủ đi qua kết nối mã hoá HTTPS/TLS.
- Mật khẩu được lưu dưới dạng đã băm trên hệ thống tài khoản Framevis; chúng tôi không lưu mật khẩu gốc ở dạng đọc được.
- Phân quyền theo không gian làm việc, chi nhánh và vai trò - mỗi thành viên chỉ thấy phần dữ liệu được cấp quyền.
- Phiên đăng nhập có thời hạn; khi phiên hết hạn hoặc không còn hợp lệ, người dùng bị đưa về màn hình đăng nhập.
- Nhật ký truy cập được ghi nhận để phục vụ truy vết khi có sự cố.
Không có hệ thống nào an toàn tuyệt đối. Bạn cũng có trách nhiệm giữ kín mật khẩu, không chia sẻ tài khoản cho người ngoài không gian làm việc và thận trọng khi gửi đi link album.
Hậu quả có thể xảy ra
Theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP, chúng tôi phải nêu rõ những hậu quả không mong muốn có thể phát sinh. Dù đã áp dụng các biện pháp trên, vẫn tồn tại rủi ro: dữ liệu bị truy cập trái phép do tấn công mạng hoặc do lỗi của nhà cung cấp hạ tầng; dữ liệu bị lộ vì tài khoản của bạn hoặc của thành viên bị chiếm quyền, hoặc vì link album bị chuyển tiếp ngoài ý muốn; dữ liệu bị mất hoặc hỏng do sự cố kỹ thuật; và ảnh trong thư mục Google Drive chia sẻ công khai có thể bị người ngoài tiếp cận nếu đường link lọt ra ngoài. Đây là lý do chúng tôi khuyến nghị bạn giữ bản sao lưu độc lập cho ảnh gốc và thận trọng khi chia sẻ link.
11. Quyền của bạn theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP
Đối với dữ liệu cá nhân mà Framevis là Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân (xem mục 2), bạn có các quyền sau:
- Quyền được biết về việc dữ liệu cá nhân của mình được xử lý.
- Quyền đồng ý hoặc không đồng ý cho phép xử lý dữ liệu cá nhân.
- Quyền truy cập để xem, chỉnh sửa dữ liệu cá nhân của mình.
- Quyền rút lại sự đồng ý đã cấp trước đó.
- Quyền yêu cầu xoá dữ liệu cá nhân.
- Quyền yêu cầu hạn chế xử lý dữ liệu.
- Quyền yêu cầu cung cấp bản sao dữ liệu cá nhân của mình.
- Quyền phản đối việc xử lý dữ liệu trong các trường hợp luật định.
- Quyền khiếu nại, tố cáo, khởi kiện và yêu cầu bồi thường thiệt hại theo quy định pháp luật.
Để thực hiện, xin gửi yêu cầu qua kênh liên hệ tại mục 16, nêu rõ nội dung yêu cầu. Chúng tôi sẽ xác minh danh tính người yêu cầu trước khi thực hiện, nhằm tránh tiết lộ dữ liệu cho người mạo danh. Một số quyền có thể bị giới hạn khi pháp luật yêu cầu chúng tôi tiếp tục lưu giữ dữ liệu - trong trường hợp đó chúng tôi sẽ nêu rõ lý do.
12. Nếu bạn là khách hàng của một studio dùng Framevis
Xin liên hệ studio đã chụp cho bạn
Khi bạn mở link album để chọn ảnh, hoặc khi tên và số điện thoại của bạn xuất hiện trong một lịch hẹn, thì chính studio đó - không phải Framevis - là bên quyết định thu thập và sử dụng dữ liệu của bạn.
- Để yêu cầu xem, chỉnh sửa hoặc xoá dữ liệu của mình, xin liên hệ trực tiếp studio đã cung cấp dịch vụ cho bạn.
- Nếu bạn gửi yêu cầu tới chúng tôi, chúng tôi sẽ chuyển tiếp cho studio và hỗ trợ studio thực hiện, nhưng không tự ý chỉnh sửa hay xoá dữ liệu thuộc quyền quyết định của họ, trừ khi pháp luật yêu cầu.
- Chúng tôi không dùng dữ liệu này cho mục đích riêng, không bán và không dùng để huấn luyện AI.
14. Dữ liệu của trẻ em
- Framevis Studio dành cho người từ đủ 18 tuổi phục vụ hoạt động kinh doanh. Chúng tôi không chủ động thu thập dữ liệu của trẻ em để tạo tài khoản.
- Trong quá trình tác nghiệp, studio có thể lưu ảnh và thông tin của trẻ em - ảnh gia đình, ảnh sinh nhật, ảnh kỷ yếu. Trong trường hợp đó, studio là Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân và chịu trách nhiệm có sự đồng ý hợp lệ theo Điều 20 Nghị định 13/2023/NĐ-CP: sự đồng ý của cha, mẹ hoặc người giám hộ, và với trẻ em từ đủ 7 tuổi trở lên thì phải có thêm sự đồng ý của chính trẻ em đó.
- Nếu được thông báo về dữ liệu trẻ em đang được xử lý không có cơ sở hợp pháp, chúng tôi sẽ phối hợp với studio liên quan để xử lý.
15. Sự cố dữ liệu
Khi phát hiện sự cố làm lộ, mất hoặc hỏng dữ liệu cá nhân trong hệ thống do chúng tôi vận hành, chúng tôi triển khai biện pháp khắc phục trong thời gian sớm nhất có thể, tương xứng với tính chất và mức độ của sự cố. Việc thông báo phụ thuộc vào vai trò của mỗi bên đối với dữ liệu đó (xem mục 2):
- Dữ liệu Framevis là Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân - chúng tôi thông báo cho người dùng bị ảnh hưởng và cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền theo Nghị định 13/2023/NĐ-CP.
- Dữ liệu studio là Bên Kiểm soát dữ liệu cá nhân - chúng tôi thông báo cho studio liên quan một cách nhanh nhất có thể và cung cấp thông tin cần thiết để studio thực hiện nghĩa vụ thông báo của mình. Chúng tôi không thay mặt studio thông báo cho cơ quan nhà nước, trừ khi pháp luật yêu cầu.
Thông báo sẽ nêu: điều gì đã xảy ra, loại dữ liệu bị ảnh hưởng, hậu quả có thể phát sinh, và các biện pháp chúng tôi đã và đang thực hiện.
16. Thay đổi chính sách và liên hệ
Chúng tôi có thể cập nhật Chính sách này khi sản phẩm hoặc quy định pháp luật thay đổi. Ngày cập nhật gần nhất luôn được ghi ở đầu trang; với thay đổi ảnh hưởng đáng kể tới quyền của bạn, chúng tôi thông báo trước ít nhất 30 ngày.
Mọi câu hỏi hoặc yêu cầu liên quan tới dữ liệu cá nhân, xin gửi tới các kênh dưới đây. Chúng tôi cố gắng phản hồi trong thời gian sớm nhất.